Digitaler Briefkasten Vergleich – Caya, DropScan, Digitalkasten und Co

Digitaler Briefkasten Vergleich – Caya, DropScan, Digitalkasten und Co

Hast du nicht auch schon mindestens einmal davon geträumt, deine Briefe am Smartphone empfangen zu können? Einfach, um nicht so viel Papiermüll im Briefkasten durchwühlen zu müssen? Oder um das Schreiben nicht zu verlegen?

Bist du vielleicht häufig auf Reisen und hast es leid, ständig jemanden bitten zu müssen, den Briefkasten regelmäßig zu leeren und wichtige Korrespondenz für dich zu öffnen oder nachzusenden, damit du keine Fristen versäumst?

Die Lösung ist ein digitaler Briefkasten

Zum Glück haben findige Köpfe den Bedarf an digitalisierter Postzustellung erkannt und so gibt es auch in Deutschland bereits einige Unternehmen, die diesen Service anbieten.

Im Grunde genommen geschieht Folgendes: 

Die Post wird nicht in deinen Briefkasten geworfen, sondern in den des Dienstleisters deines Vertrauens. Dieser scannt die Briefe und stellt sie dir digital zur Verfügung.

Die wichtigsten Anbieter für digitale Briefkästen in Deutschland sind e-Post, Digitalkasten, Caya und DropScan. Seit Kurzem gibt es noch clevver.io und Bullet die nun alle kurz vorgestellt werden sollen.

E-Postscan, die digitale Ergänzung zum Briefkasten

epost scan digitaler briefkasten 1

Wie der Name schon sagt, ist der Service der Deutschen Post eher eine Ergänzung als ein tatsächlicher Ersatz. Die physische Post wird auch weiterhin zugestellt, allerdings gesammelt am Ende der Vertragslaufzeit bzw. eines jeden Monats.

Der E-Postscan kann online beauftragt werden, allerdings ist zur Verifizierung von Identität und Adresse das Post-Ident-Verfahren unumgänglich. So ist der Service frühestens nach einer Woche genutzt werden kann. 

Erst ab der (bereits digitalen) Zustellung der Auftragsbestätigung wird die Post an ein Digitalisierungszentrum weitergeleitet und alles Scannbare digitalisiert und als E-Post zur Verfügung gestellt.

Der Service steht auf 7 Tage bis einen Monat befristet oder unbefristet zur Verfügung und kostet monatlich 24,99 €. Die digitalisierten Briefe werden an jedem Werktag an die E-Postadresse zugesendet.

Fakten im Überblick: 

  • Anmeldung mit Post-Ident-Verfahren
  • Scannt Post und stell diese Online zur Verfügung
  • Kostet monatlich 24,99 €

Digitalkasten, Briefpost weltweit per App, Mail und im Web

Privatkunden Digitalkasten digitaler Briefkasten 1

Das erst 2017 gegründete Startup gibt es bereits nicht mehr. Das Geschäft lief gut und als aufstrebender Anbieter wurde Digitalkasten somit von Konkurrent Caya übernommen. Seit Februar 2019 wurde der Service bei Digitalkasten komplett eingestellt und alle Postadresse vom neuen Anbieter übernommen. 

Mit Caya die Post online empfangen

Digitaler Briefkasten Caya

Bei Caya (*Gutschein-Code: 10% sichern mit "JSSDIGITAL2019") kannst du dich bereits nach erfolgter Anmeldung zurücklehnen, denn dieser Dienstleister übernimmt sogar das Erstellen eines Nachsendeauftrages für dich. Außerdem ist das Archivieren der Originalpost kostenlos, zumindest für einen gewissen Zeitraum.

Bei den Tarifen wird zwischen Privatkunden und Geschäftskunden unterschieden.  

Privatkunden bei Caya

Zunächst gibt es einen kostenlosen Kennenlern-Tarif, der allerdings nur 10 Scans umfasst. Dieser eignet sich, um beispielsweise die Scann-Qualität zuvor zu testen. Darüber hinaus gibt es einen Einzeltarif und einen Familien-Tarif. Der Preis für das Jahresabo für Singles geht bei sagenhaften 9 € für inklusive einer unbegrenzten Anzahl von Scans und monatlicher Sammelzusendung von Originaldokumenten. Mit der Flatrate brauchst du dir also keine Sorgen machen, dass deine Post nicht bei dir ankommt. 

Im Familientarif sind bis zu 5 Empfänger enthalten. Der Preis dafür liegt bei 19 € pro Jahr. 

Mit Abschluss einem der Tarife kommt für den Nachsendeauftrag ein Selbstkostenanteil hinzu. 

Geschäftskunden bei Caya

Unternehmen können ihren Tarif nach Mege an Scans auswählen. Zur Auswahl gibt es Business, Business+ und Enterprise. Beim geringsten sind 25 Briefe inklusive, beim mittleren 100 Briefe und darüber hinaus kann die Zahl individuell festgelegt werden. Caya gibt auch einen Richtwert für die Größe der Unternehmen nach Mitarbeitern an, um die Auswahl des Tarifs einfacher zu gestalten.  

Der Preis beginnt bei 19 € und richtet sich beim Enterprise-Tarif nach den individuellen Vereinbarungen.

Egal für welchen Tarif du dich entscheidest, bei Caya können Dokumente mit Tags klassifiziert werden und die smarte Volltextsuche erleichtert das Auffinden von bestimmten Inhalten. Per Smarphone oder Desktop hast du Zugriff im Browser und als App. 

Fakten im Überblick: 

  • Nachsendeauftrag wird von Caya eingerichet
  • Flatrate mit Kosten ab 9 € bzw. 19 € für Privat oder Geschäftlich
  • Dokumente können per Tag und Volltextsuche gefunden werden

Dropscan macht Schluss mit Papierkram

Scanservice in der Cloud Briefpost Dokumente Belege und Papierunterlagen digitalisieren Dropscan 1

Gleich nach dem Registrieren kann es losgehen: Dropscan schickt dir umgehend einen Scan vom Umschlag eines jeden eingehenden Briefes per E-Mail – und du entscheidest, was damit passiert: 

  • Öffnen und scannen
  • Nach Hause schicken lassen
  • Archivieren 
  • Gleich vernichten

Dropscan digitalisiert nicht nur die Post, die an die eigens erstellte Adresse geschickt oder per Nachsendeauftrag weitergeleitet wird, sondern bei Bedarf auch alle anderen Dokumente, die du hinschickst. Das ist ein toller Service, falls sich im Büro mal wieder zu hohe Papierstapel türmen. Die ersten 5 Seiten sind gratis, für jede weitere wird abhängig von der Größe 0,10-0,20 € abgerechnet.

Im Fokus stehen aufgrund der Integrationen und Workflows die Geschäftskunden, aber auch für Privat hat Dropscan was zu bieten. 

Pay-as-you-go für daheim

Briefe empfangen ist bei Dropscan unbegrenzt. Für Privatkunden gibt es den günstigen Pay-as-you-go-Tarif für 12,90 € im Monat. Daneben stehen zwei Flatrate-Modelle zur Auswahl, die zwar etwas mehr kosten, bei denen dafür aber auch einige Scans und Sammelsendungen inklusive sind, die beim ersten Tarif individuell abgerechnet werden. 

Die Auswahl des Tarifs richtet sich hierbei danach, wie viel Post du normalerweise empfängst und wie lange diese archiviert werden soll. 

Optimiere deine Workflows im Unternehmen

Bei den Tarifen für Geschäftskunden ist das Schema ähnlich. Der günstigste als Pay-as-you-go ab 10 €/Monat, alle weiteren als Flatrate. Briefumschläge werden zunächst gescannt, um flexibel zu entscheiden, was benötigt wird. 

Unterstützend für Unternehmen sind die Integrationen. Auf diese Weise lassen sich Dropbox, Evernote, Google Drive, Fastbill und Co anschließend und Briefe sich automatisiert ablegen. Diese Automatisierungen verschaffen Zeitersparnis und Gewissheit. 

Fakten im Überblick:

  • Scannen und Übermitteln der Umschläge
  • Freie Entscheidung über Öffnung
  • Integrationen für automatisierte Workflows
  • Kostet 12,90 € im Pay-as-you-go-Tarif
  • Geschäftskunden zahlen ab 10 €/Monat

Mit Clevver.io internationalisieren

Digitaler Briefkasten clevver io 1

Ein weiterer Player auf dem Markt der Digitalen Briefkästen ist clevver.io. Der Service kommt aus Deutschland und hat sich zunächst auf Virtuelle Büros spezialisiert. Diese werden rund um die Welt angeboten. Clevver.io richtet sich demnach mehr an die Geschäftskunden am Markt. 

ClevverMail nennt sich der Service, mit welchem Postdigitalisierung möglich wird. Eingerichtet ist die virtuelle Postbox ganz schnell. Dabei kann als Besonderheit ein internationaler Standort als Adresse ausgewählt werden. 

Die Post wird daraufhin digitalisiert und als mit OCR im PDF-Format zur Verfügung gestellt. Damit lässt sich auch im Dokument suchen. Alle Schritte werden nach datenschutzkonformen Richtlinien durchgeführt. 

Clevver ist für Unternehmen günstig

Die Preise für das Empfangen digitaler Post sind bei Clevver.io je nach Stadt unterschiedlich. Du kannst demnach wählen, wo dein virtuelles Büro eingerichtet werden soll. Zudem gibt es drei unterschiedliche Tarif-Modelle (Lite, Standart, Professional). Bei 1,95 €/Monat geht es beispielsweise in Frankfurt los, ab 2,95 €/Monat in München oder Berlin. 

Fakten im Überblick:

  • Einrichten einer virtuellen Geschäftsadresse
  • Mobile App für Benachrichtigungen
  • Sehr günstige Starttarife

BULLET kümmert sich um das papierlose Büro

BULLET Ihr papierloses Buero Digitaler Briefkasten 1

Geschäftspost muss ab sofort mit BULLET nicht mehr aus dem Briefkasten geholt werden. Ein Arbeitsgang weniger, denn die Post wird zu einer virtuellen Adresse umgeleitet und direkt digitalisiert. Über Briefe und Sendungen wirst du anschließend per Mail benachrichtigt. Zielgruppe ist mit der digitalisierten Briefpost bei BULLET der deutsche Mittelstand. 

Empfangene Briefe lassen sich dank neuester Technologie durchsuchen, was ein Wiederauffinden sehr komfortabel macht. Zudem werden die Briefe nach dem Scan revisionssicher archiviert, so dass der komplette Service DSGVO-konform ist. 

Der digitale Empfang von Post sorgt damit für mehr Produktivität und unterstützt das intelligente und papierlose Business. Für die Kosten gibt es drei Tarife. Mit dem Starter werden insbesondere Freiberufler und kleine Unternehmen angesprochen. Hier gibt es keine Grundgebühr und es wird nur pro Brief und Archivierung bezahlt. Mit dem Business-Tarif werden mittelständische Unternehmen angesprochen, die mehr als 100 Dokumente im Monat erhalten. Der Preis liegt bei 89,00 €. Zudem gibt es für individuellen Bedarf einen Enterprise-Tarif. 

Fakten im Überblick: 

  • DSGVO-konforme Archivierung
  • Briefkasten für Geschäftskunden
  • Preis nach Bedarf 

Fazit: Welcher Anbieter ist für dich der richtige?

Ein digitaler Briefkasten bzw. digitale Postkästen sind ideal für Leute, die viel reisen und den Papierwust ein wenig eindämmen wollen. Digitale Nomaden oder Unternehmer, die vom papierlosen Büro träumen sind die passende Zielgruppe. Welcher Anbieter der richtige ist, muss wohl jeder für sich entscheiden. 

Während der E-Postscan wohl eher von Urlaubern in Anspruch genommen wird, hat jeder der anderen Anbieter seinen Vorteil. 

  • Digitalkasten wurde von Caya übernommen und eingestellt
  • Caya überzeugt durch Flatrate und kostenloses Archivieren (*Gutschein-Code: 10% sichern mit "JSSDIGITAL2019")
  • Dropscan durch Flexibilität dem Vorabscannen der Umschläge und durch Integrationen zur Automatisierung von Workflows
  • clevver.io steht für Internationalisierung
  • Bullet setzt auf revisionssichere Archivierung

Welche Funktion ist dir besonders wichtig? Welche Erfahrungen hast du bereits gemacht? Und auf was achtest du besonders? Schreib es mir in die Kommentare! 

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21 Kommentare

  • Wir haben 2 Wohnsitze und wollen vermeiden, Post zu verpassen oder überquellende Briefkästen und unnütze Beschäftigung von hilfreichen Nachbarn zu verursachen. Dafür war Dein Artikel sehr hilfreich.
  • Hey Cornelia,

    das freut mich sehr zu hören!

    Liebe Grüße
    Jan
  • Ich bekomme hauptsächlich Post von Behörden, Banken, Versicherungen. Dort steht meist "Nicht nachsenden" drauf. Heißt das, dass die Briefe auch nicht bei CAYA und Co ankommen würde, weil dort ein Nachsendeauftrag genutzt wird? Dann bringen mir die Dienst ja nichts oder?
  • Hey Chris,

    habe mich für dich einmal schlau gemacht. Dieses "Nicht nachsenden" auf Briefen ist etwas veraltet. Zum Teil kennen das einige Postzusteller gar nicht, bei der deutschen Post muss das extra noch aktiviert werden. Deine Post sollte also auch bei Einschreiben, Banken, Gerichten, Versicherungen und Co bei dir ankommen.

    Alternativ hast du die Möglichkeit, dass du bei Behörden, Banken und Co deine neue Postbox-Adresse angibst. Mit dieser wird die Post dann direkt zu beispielsweise Caya geschickt.

    Hier packe ich dir nochmal die original Antwort von Caya drunter:
    "...nach unserer Erfahrung stimmt dies nur beschränkt. Die Deutsche Post hat die Vorausverfügungen (z.B. "nicht nachsenden") in das Produkt Premiumaddress integriert. Die meisten Behörden nutzen dieses Produkt nicht oder haben gänzlich auf alternative Postzusteller umgestellt (beispielsweise PIN Mail). Diese kennen das Prinzip der Vorausverfügung oftmals gar nicht. Zwar schreiben nach wie vor viele Versender diese Vorausverfügung auf den Brief, dies hat aber keinen Einfluss auf die Zustellung. Soweit wir das auf Basis von hunderttausenden Briefen beurteilen können erhalten wir Post von Behörden, Gerichten, Versicherungen oder Banken auch in Form von Einschreiben inklusive Empfangsbestätigung etc. ohne Probleme bei uns an. Wer auf Nummer sicher gehen möchte kann seine persönliche CAYA-Postbox-Adresse auch direkt an Banken und Co als Korrespondenzadresse geben, so dass diese Post direkt an uns schicken."

    Hoffe das hilft dir weiter.
    Beste Grüße
    Jan

  • Danke! Ich teste mal CAYA für 3 Monate :-)
  • Hey Chris,

    klasse, ich hoffe du hast dir den Caya Gutschein direkt gesichert! ;-)
    Wenn du mit deinem Testzeitraum durch bist, würde ich mich freuen, wenn du hier ein kurzes Statement schreibst. Wäre toll auch andere Meinungen hier zu hören.

    Viele Grüße
    Jan
  • Ich habe Digitalkasten über ein Jahr privat und für die Firma genutzt. Privat bekomme ich ca. 10 Briefe im Monat, jedoch geschäftlich bis zu 1.000 Stück im Monat. Nach der Einstellung des Services bin ich privat zu Caya gewechselt. Der Service des Wechseln lieg reibungslos, Kompliment. Die neue Optik des Portals bei Caya ist gewöhnungsbedürftig. Hier wird in einer großen Dokumenten Ablage nur mit der Vergabe von Tags sortiert. Es kommt also darauf an, das jeder Tag gleich formuliert wird, damit eine sinnvolle Suche nach Gruppen hinterher möglich ist. Ich hatte bei Digitalkasten Ordnerstrukturen nach Absendern angelegt, das empfand ich als übersichtlicher. Die Voransicht der Dokumente auf dem iPhone geht jetzt auch nur, wenn der Brief heruntergeladen wurde und das störende Menü eingeklappt ist.
    Meine geschäftliche Post lasse ich jetzt direkt im Scanncenter verarbeiten und rufe diese über eine API Schnittstelle auf meinen Server ab. Bei mir wird dann über das Tool „DigiX“ der OCR Text ausgelesen und in die Datenbank geschrieben mit den entsprechenden Verknüpfungen zu allen an dem Brief Beteiligten. Das ist eine super Entlastung der Mitarbeiter, wenn diese die Post nicht mehr anfassen müssen und der Brief als PDF im CRM System hinterlegt ist mit Link zum Absender, Empfänger, Projekt und bei Rechnungen auch mit Auswertung der Rechnungsdaten. Mein Ziel 2019 - Postlauf vollautomatisch!
    Fehlt nur noch jemand der die Antworten schreibt.
  • Hey Marco,

    wow, danke für die ausführliche Beschreibung. Tolles Ziel mit der Voll-Automatisierung.
    Was ist das denn für ein Scanncenter, den du für deine geschäftliche Post verwendest? 1.000 Briefe im Monat ist natürlich eine große Anzahl. Klasse, dass der Prozess für dich dann so bereits gut läuft.

    Bzgl. Caya und Digitalkasten.. vielleicht nehmen sie ja durch die Übernahme die wichtigen und guten Design-Elemente und Funktionen auch in Caya auf. :-)

    Grüße
    Jan
  • Hallo Jan,

    klasse Dein Artikel! Aber funktioniert der digitale Briefkasten bei Einschreiben? Da braucht es doch eine Unterschrift zur Empfangsbestätigung.

    Ciao

    Horst
  • Hallo Horst,

    bei Einschreiben ist es so, dass auch diese von einem Digitalen Briefkasten Anbieter geöffnet und digitalisiert werden können. Der Empfang wird also vom digitalen Briefkasten bestätigt. Einzige Ausnahme davon sind Dokumente, die per PostIdent Verfahren verschickt werden.

    Solche Briefe werden dann direkt an dich bzw. deine angegebene Adresse weitergeleitet.

    Hoffe das hilft dir weiter.
    Schöne Grüße
    Jan
  • Hallo Jan

    bin in Santa Monica USA an der Westküste von Los Angeles .
    Digitale Briefkasten und Dropscan stellen Ihren Service ein.
    Meine Frage:
    Wieviele Auftrager kann man bei E-Post beantragen zu einem Preis ?
    Habe auf der Website der Post keinen genauen Details gefunden.

    Gibt eine neue vergleichbare Lösung für 2 Personen für rund 10€ pro Monat bei wenig Post ?

    oder mit variablen Preisen bei höheren Volumen.

    Es wäre schon von Dir zu hören.

    Mit Besten Dank und freundlichen Grüssen

    aus Kalifornien

    Wilm
  • gibt es eine quelle für die Einstellung des Services bzw. bis wann?
  • Hey Wilm,

    danke für deine Nachricht. Das mit der Einstellung der Services ist mir neu. Ich habe eben recherchiert und konnte dazu nichts finden. Werde bei den Anbietern einmal direkt nachfragen. :-)
    Hast du eine Quelle dazu?

    Außerdem bin ich mir nicht sicher, wie du den Service in den USA nutzt. Meinst du für deine deutsche Adresse?

    Um bei E-Post Scan deine Post online empfangen zu können, benötigst du einen Hauptwohnsitz in Deutschland. Außerdem muss dein Wohnort im Portal angegeben und verifiziert worden sein mit einer AdressTAN. Anschließend kostet der Anbieter aktuell 24,99 pro Monat. Eine Einschränkung der Anzahl der Briefe gibt es glaube ich nicht.

    Ein Anbieter, der zu deinen Konditionen passen könnte wäre dann Caya. Die digitalisieren deine Post je nach Empfänger für 9 oder 19 Euro. Für deinen Nachsendeauftrag brauchst du allerdings trotzdem einen Wohnsitz in Deutschland.

    Hoffe ich hab deine Frage richtig verstanden und das hilft dir weiter.
    Grüße
    Jan
  • Hey Marc,

    gute Nachfrage. Mir ist das auch neu, daher recherchiere ich und frage direkt bei den Anbietern einmal nach.

    Viele Grüße
    Jan
  • Hey Wilm,

    ich habe nun herausgefunden, dass es sich bei der Einstellung nur um den Service von Digitalkasten handelt. Digitalkasten gehört jetzt zum Anbieter CAYA. Außerdem wird der Anbieter den Service noch bis zum 31. Januar 2019 betreiben.

    Der Support hat mir folgendes geschrieben: "Leider musste der Service des Digitalkastens aufgrund von mangelnden Investoren eingestellt werden, Herr Wenninger wird Ihnen aber bestimmt gerne weitere Details geben."

    DropScan hat mir dagegen bestätigt, dass sie quick lebendig sind. "Wir sind der einzige Anbieter, der bereits seit Jahren profitabel ist und komplett ohne Gelder von Investoren oder Großkonzernen in der Lage ist nachhaltig und langfristig am Markt zu bestehen."

    Das könnte bei deiner Entscheidung für einen neuen Digitalen Briefkasten wichtig sein.
  • Digital Briefkasten endet am 11.01.2019 seinen Service. Wilm Thustwilm
  • Hey Wilm,

    danke für die Info. Auf der Website hab ich gesehen steht 31.01.2019.

    Grüße Jan
  • Hallöchen, Anna hier. Das ist ein sehr cooler Beitrag, vielen Dank. Ich bin durch Zufall auf deinen Seiten gelandet und träume ja schon lange von einem papierlosen Büro, da es mir Denkressourcen verspricht... Darüber, dass ich auch meinen Briefkasten digitalisieren kann, hab ich ja noch nie nachgedacht! Das is ja mal ne richtig geile Nummer (sry.) Ich weiss nun nur noch nicht, ob Caya oder Dropscan die richtige Wahl für mich ist... wie kann ich das herausfinden? Hast du da noch eine Idee für mich? LG. Anna
  • Hey Anna,

    super cool. Freut mich sehr, dass es dir weiterhilft und danke für dein Feedback.
    Caya und Dropscan haben teils einen anderen Schwerpunkt von den Funktionen. Vllt kannst du daran bereits einen Anbieter für dich bevorzugen.
    Du kannst dich kostenlos anmelden und es testen. Bei Dropscan gibt es dafür eine Demo-Scanbox, mit der du es unverbindlich ausprobieren kannst. Bei Caya hast du 10 Testscans einmalig und kostenlos.

    Du kannst also nichts falsch machen. Einfach ausprobieren :-)

    Liebe Grüße

    Jan
  • Hey Marc,

    klasse! Danke für den Tipp und die Ergänzung.

    Liebe Grüße,
    Jan

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