Digitaler Briefkasten Vergleich – Caya, DropScan, Digitalkasten und Co

Digitaler Briefkasten Vergleich – Caya, DropScan, Digitalkasten und Co

Hast du nicht auch schon mindestens einmal davon geträumt, deine Briefe am Smartphone empfangen zu können? Einfach, um nicht so viel Papiermüll im Briefkasten durchwühlen zu müssen? Oder um das Schreiben nicht zu verlegen?

Bist du vielleicht häufig auf Reisen und hast es leid, ständig jemanden bitten zu müssen, den Briefkasten regelmäßig zu leeren und wichtige Korrespondenz für dich zu öffnen oder nachzusenden, damit du keine Fristen versäumst?

Die Lösung ist ein digitaler Briefkasten

Zum Glück haben findige Köpfe den Bedarf an digitalisierter Postzustellung erkannt und so gibt es auch in Deutschland bereits einige Unternehmen, die diesen Service anbieten.

Im Grunde genommen geschieht Folgendes: 

Die Post wird nicht in deinen Briefkasten geworfen, sondern in den des Dienstleisters deines Vertrauens. Dieser scannt die Briefe und stellt sie dir digital zur Verfügung.

Die wichtigsten Anbieter für digitale Briefkästen in Deutschland sind e-Post, Digitalkasten, Caya und DropScan. Seit Kurzem gibt es noch clevver.io und Bullet die nun alle kurz vorgestellt werden sollen.

E-Postscan, die digitale Ergänzung zum Briefkasten

epost scan digitaler briefkasten 1

Wie der Name schon sagt, ist der Service der Deutschen Post eher eine Ergänzung als ein tatsächlicher Ersatz. Die physische Post wird auch weiterhin zugestellt, allerdings gesammelt am Ende der Vertragslaufzeit bzw. eines jeden Monats.

Der E-Postscan kann online beauftragt werden, allerdings ist zur Verifizierung von Identität und Adresse das Post-Ident-Verfahren unumgänglich. So ist der Service frühestens nach einer Woche genutzt werden kann. 

Erst ab der (bereits digitalen) Zustellung der Auftragsbestätigung wird die Post an ein Digitalisierungszentrum weitergeleitet und alles Scannbare digitalisiert und als E-Post zur Verfügung gestellt.

Der Service steht auf 7 Tage bis einen Monat befristet oder unbefristet zur Verfügung und kostet monatlich 24,99 €. Die digitalisierten Briefe werden an jedem Werktag an die E-Postadresse zugesendet.

Fakten im Überblick: 

  • Anmeldung mit Post-Ident-Verfahren
  • Scannt Post und stell diese Online zur Verfügung
  • Kostet monatlich 24,99 €

Digitalkasten, Briefpost weltweit per App, Mail und im Web

Privatkunden Digitalkasten digitaler Briefkasten 1

Das erst 2017 gegründete Startup sticht vor allem durch die niedrige Gebühr von 20 € pro Monat für Privatkunden hervor.

Darin ist zwar die unbegrenzte Digitalisierung der Post enthalten, wer die Originale aber länger als 30 Tage im Safe archivieren möchte, muss 0,50 € pro Brief im Monat extra berappen. Wer sich Originale zusenden lassen möchte, den kostet jede bis zu 15 Dokumente umfassende Sammelsendung 2,50 € plus Versandkosten. 

Post, die du weder lagern möchtest noch im Original zu Hause benötigst, wird kostenlos vernichtet. Digital sind sie allerdings nach wie vor abrufbar.

Der Tarif für Geschäftskunden beläuft sich auf 29,50 € monatlich und umfasst lediglich 25 gescannte Briefe. Für jeden zusätzlichen Scan sind 1,19 € zu zahlen und die langfristige Archivierung beläuft sich auf 0,60 € pro Dokument und Monat.

Die Anmeldung erfolgt online und du erhältst eine eigene Digitalkastenadresse, die du den Absendern geben kannst. Die Alternative ist die Erstellung eines Nachsendeauftrages.

Im unternehmenseigenen Scancenter wird die eingehende Post tagesaktuell gescannt und per Web oder App zur Verfügung gestellt.

Fakten im Überblick: 

  • Gebühr 20 €/Monat für Privatkunden
  • Preis für Geschäftskunden ab 29,50 €/Monat
  • Eigene Digitalkastenadresse oder Nachsendeauftrag

Mit Caya die Post online empfangen

CAYA Digitaler Briefkasten JSS Digital

Bei Caya (*Gutschein-Code: 10% sichern mit "jssdigital") kannst du dich bereits nach erfolgter Anmeldung zurücklehnen, denn dieser Dienstleister übernimmt sogar das Erstellen eines Nachsendeauftrages für dich. Außerdem ist das Archivieren der Originalpost kostenlos, zumindest für einen gewissen Zeitraum.

Bei den Tarifen wird zwischen Privatkunden und Geschäftskunden unterschieden.  

Privatkunden bei Caya

Zunächst gibt es einen kostenlosen Kennenlern-Tarif, der allerdings nur 10 Scans umfasst. Dieser eignet sich, um beispielsweise die Scann-Qualität zuvor zu testen. Darüber hinaus gibt es einen Einzeltarif und einen Familien-Tarif. Der Preis für das Jahresabo für Singles geht bei sagenhaften 9 € für inklusive einer unbegrenzten Anzahl von Scans und monatlicher Sammelzusendung von Originaldokumenten. Mit der Flatrate brauchst du dir also keine Sorgen machen, dass deine Post nicht bei dir ankommt. 

Im Familientarif sind bis zu 5 Empfänger enthalten. Der Preis dafür liegt bei 19 € pro Jahr. 

Mit Abschluss einem der Tarife kommt für den Nachsendeauftrag ein Selbstkostenanteil hinzu. 

Geschäftskunden bei Caya

Unternehmen können ihren Tarif nach Mege an Scans auswählen. Zur Auswahl gibt es Business, Business+ und Enterprise. Beim geringsten sind 25 Briefe inklusive, beim mittleren 100 Briefe und darüber hinaus kann die Zahl individuell festgelegt werden. Caya gibt auch einen Richtwert für die Größe der Unternehmen nach Mitarbeitern an, um die Auswahl des Tarifs einfacher zu gestalten.  

Der Preis beginnt bei 19 € und richtet sich beim Enterprise-Tarif nach den individuellen Vereinbarungen.

Egal für welchen Tarif du dich entscheidest, bei Caya können Dokumente mit Tags klassifiziert werden und die smarte Volltextsuche erleichtert das Auffinden von bestimmten Inhalten. Per Smarphone oder Desktop hast du Zugriff im Browser und als App. 

Fakten im Überblick: 

  • Nachsendeauftrag wird von Caya eingerichet
  • Flatrate mit Kosten ab 9 € bzw. 19 € für Privat oder Geschäftlich
  • Dokumente können per Tag und Volltextsuche gefunden werden

Dropscan macht Schluss mit Papierkram

Scanservice in der Cloud Briefpost Dokumente Belege und Papierunterlagen digitalisieren Dropscan 1

Gleich nach dem Registrieren kann es losgehen: Dropscan schickt dir umgehend einen Scan vom Umschlag eines jeden eingehenden Briefes per E-Mail – und du entscheidest, was damit passiert: 

  • Öffnen und scannen
  • Nach Hause schicken lassen
  • Archivieren 
  • Gleich vernichten

Dropscan digitalisiert nicht nur die Post, die an die eigens erstellte Adresse geschickt oder per Nachsendeauftrag weitergeleitet wird, sondern bei Bedarf auch alle anderen Dokumente, die du hinschickst. Das ist ein toller Service, falls sich im Büro mal wieder zu hohe Papierstapel türmen. Die ersten 5 Seiten sind gratis, für jede weitere wird abhängig von der Größe 0,10-0,20 € abgerechnet.

Im Fokus stehen aufgrund der Integrationen und Workflows die Geschäftskunden, aber auch für Privat hat Dropscan was zu bieten. 

Pay-as-you-go für daheim

Briefe empfangen ist bei Dropscan unbegrenzt. Für Privatkunden gibt es den günstigen Pay-as-you-go-Tarif für 12,90 € im Monat. Daneben stehen zwei Flatrate-Modelle zur Auswahl, die zwar etwas mehr kosten, bei denen dafür aber auch einige Scans und Sammelsendungen inklusive sind, die beim ersten Tarif individuell abgerechnet werden. 

Die Auswahl des Tarifs richtet sich hierbei danach, wie viel Post du normalerweise empfängst und wie lange diese archiviert werden soll. 

Optimiere deine Workflows im Unternehmen

Bei den Tarifen für Geschäftskunden ist das Schema ähnlich. Der günstigste als Pay-as-you-go ab 10 €/Monat, alle weiteren als Flatrate. Briefumschläge werden zunächst gescannt, um flexibel zu entscheiden, was benötigt wird. 

Unterstützend für Unternehmen sind die Integrationen. Auf diese Weise lassen sich Dropbox, Evernote, Google Drive, Fastbill und Co anschließend und Briefe sich automatisiert ablegen. Diese Automatisierungen verschaffen Zeitersparnis und Gewissheit. 

Fakten im Überblick:

  • Scannen und Übermitteln der Umschläge
  • Freie Entscheidung über Öffnung
  • Integrationen für automatisierte Workflows
  • Kostet 12,90 € im Pay-as-you-go-Tarif
  • Geschäftskunden zahlen ab 10 €/Monat

Mit Clevver.io internationalisieren

Digitaler Briefkasten clevver io 1

Ein weiterer Player auf dem Markt der Digitalen Briefkästen ist clevver.io. Der Service kommt aus Deutschland und hat sich zunächst auf Virtuelle Büros spezialisiert. Diese werden rund um die Welt angeboten. Clevver.io richtet sich demnach mehr an die Geschäftskunden am Markt. 

ClevverMail nennt sich der Service, mit welchem Postdigitalisierung möglich wird. Eingerichtet ist die virtuelle Postbox ganz schnell. Dabei kann als Besonderheit ein internationaler Standort als Adresse ausgewählt werden. 

Die Post wird daraufhin digitalisiert und als mit OCR im PDF-Format zur Verfügung gestellt. Damit lässt sich auch im Dokument suchen. Alle Schritte werden nach datenschutzkonformen Richtlinien durchgeführt. 

Clevver ist für Unternehmen günstig

Die Preise für das Empfangen digitaler Post sind bei Clevver.io je nach Stadt unterschiedlich. Du kannst demnach wählen, wo dein virtuelles Büro eingerichtet werden soll. Zudem gibt es drei unterschiedliche Tarif-Modelle (Lite, Standart, Professional). Bei 1,95 €/Monat geht es beispielsweise in Frankfurt los, ab 2,95 €/Monat in München oder Berlin. 

Fakten im Überblick:

  • Einrichten einer virtuellen Geschäftsadresse
  • Mobile App für Benachrichtigungen
  • Sehr günstige Starttarife

BULLET kümmert sich um das papierlose Büro

BULLET Ihr papierloses Buero Digitaler Briefkasten 1

Geschäftspost muss ab sofort mit BULLET nicht mehr aus dem Briefkasten geholt werden. Ein Arbeitsgang weniger, denn die Post wird zu einer virtuellen Adresse umgeleitet und direkt digitalisiert. Über Briefe und Sendungen wirst du anschließend per Mail benachrichtigt. Zielgruppe ist mit der digitalisierten Briefpost bei BULLET der deutsche Mittelstand. 

Empfangene Briefe lassen sich dank neuester Technologie durchsuchen, was ein Wiederauffinden sehr komfortabel macht. Zudem werden die Briefe nach dem Scan revisionssicher archiviert, so dass der komplette Service DSGVO-konform ist. 

Der digitale Empfang von Post sorgt damit für mehr Produktivität und unterstützt das intelligente und papierlose Business. Für die Kosten gibt es drei Tarife. Mit dem Starter werden insbesondere Freiberufler und kleine Unternehmen angesprochen. Hier gibt es keine Grundgebühr und es wird nur pro Brief und Archivierung bezahlt. Mit dem Business-Tarif werden mittelständische Unternehmen angesprochen, die mehr als 100 Dokumente im Monat erhalten. Der Preis liegt bei 89,00 €. Zudem gibt es für individuellen Bedarf einen Enterprise-Tarif. 

Fakten im Überblick: 

  • DSGVO-konforme Archivierung
  • Briefkasten für Geschäftskunden
  • Preis nach Bedarf 

Fazit: Welcher Anbieter ist für dich der richtige?

Ein digitaler Briefkasten bzw. digitale Postkästen sind ideal für Leute, die viel reisen und den Papierwust ein wenig eindämmen wollen. Digitale Nomaden oder Unternehmer, die vom papierlosen Büro träumen sind die passende Zielgruppe. Welcher Anbieter der richtige ist, muss wohl jeder für sich entscheiden. 

Während der E-Postscan wohl eher von Urlaubern in Anspruch genommen wird, hat jeder der drei anderen Anbieter seinen Vorteil. 

  • Digitalkasten besticht durch eine lange Testphase
  • Caya überzeugt durch Flatrate und kostenloses Archivieren (*Gutschein-Code: 10% sichern mit "jssdigital")
  • Dropscan durch Flexibilität dem Vorabscannen der Umschläge und durch Integrationen zur Automatisierung von Workflows
  • clevver.io steht für Internationalisierung
  • Bullet setzt auf revisionssichere Archivierung

Welche Funktion ist dir besonders wichtig? Welche Erfahrungen hast du bereits gemacht? Und auf was achtest du besonders? Schreib es mir in die Kommentare! 

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13 Kommentare

  • Hallo Jan,

    klasse Dein Artikel! Aber funktioniert der digitale Briefkasten bei Einschreiben? Da braucht es doch eine Unterschrift zur Empfangsbestätigung.

    Ciao

    Horst
  • Hallo Horst,

    bei Einschreiben ist es so, dass auch diese von einem Digitalen Briefkasten Anbieter geöffnet und digitalisiert werden können. Der Empfang wird also vom digitalen Briefkasten bestätigt. Einzige Ausnahme davon sind Dokumente, die per PostIdent Verfahren verschickt werden.

    Solche Briefe werden dann direkt an dich bzw. deine angegebene Adresse weitergeleitet.

    Hoffe das hilft dir weiter.
    Schöne Grüße
    Jan
  • Hallo Jan

    bin in Santa Monica USA an der Westküste von Los Angeles .
    Digitale Briefkasten und Dropscan stellen Ihren Service ein.
    Meine Frage:
    Wieviele Auftrager kann man bei E-Post beantragen zu einem Preis ?
    Habe auf der Website der Post keinen genauen Details gefunden.

    Gibt eine neue vergleichbare Lösung für 2 Personen für rund 10€ pro Monat bei wenig Post ?

    oder mit variablen Preisen bei höheren Volumen.

    Es wäre schon von Dir zu hören.

    Mit Besten Dank und freundlichen Grüssen

    aus Kalifornien

    Wilm
  • gibt es eine quelle für die Einstellung des Services bzw. bis wann?
  • Hey Wilm,

    danke für deine Nachricht. Das mit der Einstellung der Services ist mir neu. Ich habe eben recherchiert und konnte dazu nichts finden. Werde bei den Anbietern einmal direkt nachfragen. :-)
    Hast du eine Quelle dazu?

    Außerdem bin ich mir nicht sicher, wie du den Service in den USA nutzt. Meinst du für deine deutsche Adresse?

    Um bei E-Post Scan deine Post online empfangen zu können, benötigst du einen Hauptwohnsitz in Deutschland. Außerdem muss dein Wohnort im Portal angegeben und verifiziert worden sein mit einer AdressTAN. Anschließend kostet der Anbieter aktuell 24,99 pro Monat. Eine Einschränkung der Anzahl der Briefe gibt es glaube ich nicht.

    Ein Anbieter, der zu deinen Konditionen passen könnte wäre dann Caya. Die digitalisieren deine Post je nach Empfänger für 9 oder 19 Euro. Für deinen Nachsendeauftrag brauchst du allerdings trotzdem einen Wohnsitz in Deutschland.

    Hoffe ich hab deine Frage richtig verstanden und das hilft dir weiter.
    Grüße
    Jan
  • Hey Marc,

    gute Nachfrage. Mir ist das auch neu, daher recherchiere ich und frage direkt bei den Anbietern einmal nach.

    Viele Grüße
    Jan
  • Hey Wilm,

    ich habe nun herausgefunden, dass es sich bei der Einstellung nur um den Service von Digitalkasten handelt. Digitalkasten gehört jetzt zum Anbieter CAYA. Außerdem wird der Anbieter den Service noch bis zum 31. Januar 2019 betreiben.

    Der Support hat mir folgendes geschrieben: "Leider musste der Service des Digitalkastens aufgrund von mangelnden Investoren eingestellt werden, Herr Wenninger wird Ihnen aber bestimmt gerne weitere Details geben."

    DropScan hat mir dagegen bestätigt, dass sie quick lebendig sind. "Wir sind der einzige Anbieter, der bereits seit Jahren profitabel ist und komplett ohne Gelder von Investoren oder Großkonzernen in der Lage ist nachhaltig und langfristig am Markt zu bestehen."

    Das könnte bei deiner Entscheidung für einen neuen Digitalen Briefkasten wichtig sein.
  • Digital Briefkasten endet am 11.01.2019 seinen Service. Wilm Thustwilm
  • Hey Wilm,

    danke für die Info. Auf der Website hab ich gesehen steht 31.01.2019.

    Grüße Jan
  • Hallöchen, Anna hier. Das ist ein sehr cooler Beitrag, vielen Dank. Ich bin durch Zufall auf deinen Seiten gelandet und träume ja schon lange von einem papierlosen Büro, da es mir Denkressourcen verspricht... Darüber, dass ich auch meinen Briefkasten digitalisieren kann, hab ich ja noch nie nachgedacht! Das is ja mal ne richtig geile Nummer (sry.) Ich weiss nun nur noch nicht, ob Caya oder Dropscan die richtige Wahl für mich ist... wie kann ich das herausfinden? Hast du da noch eine Idee für mich? LG. Anna
  • Hey Anna,

    super cool. Freut mich sehr, dass es dir weiterhilft und danke für dein Feedback.
    Caya und Dropscan haben teils einen anderen Schwerpunkt von den Funktionen. Vllt kannst du daran bereits einen Anbieter für dich bevorzugen.
    Du kannst dich kostenlos anmelden und es testen. Bei Dropscan gibt es dafür eine Demo-Scanbox, mit der du es unverbindlich ausprobieren kannst. Bei Caya hast du 10 Testscans einmalig und kostenlos.

    Du kannst also nichts falsch machen. Einfach ausprobieren :-)

    Liebe Grüße

    Jan
  • Hey Marc,

    klasse! Danke für den Tipp und die Ergänzung.

    Liebe Grüße,
    Jan

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