Digitaler Briefkasten Vergleich – Caya, DropScan, Digitalkasten und Co

Digitaler Briefkasten Vergleich – Caya, DropScan, Digitalkasten und Co

Hast du nicht auch schon mindestens einmal davon geträumt, deine Briefe am Smartphone empfangen zu können? Einfach, um nicht so viel Papiermüll im Briefkasten durchwühlen zu müssen? Oder um das Schreiben nicht zu verlegen?

Bist du vielleicht häufig auf Reisen und hast es leid, ständig jemanden bitten zu müssen, den Briefkasten regelmäßig zu leeren und wichtige Korrespondenz für dich zu öffnen oder nachzusenden, damit du keine Fristen versäumst?

Die Lösung ist ein digitaler Briefkasten

Zum Glück haben findige Köpfe den Bedarf an digitalisierter Postzustellung erkannt und so gibt es auch in Deutschland bereits einige Unternehmen, die diesen Service anbieten.

Im Grunde genommen geschieht Folgendes: 

Die Post wird nicht in deinen Briefkasten geworfen, sondern in den des Dienstleisters deines Vertrauens. Dieser scannt die Briefe und stellt sie dir digital zur Verfügung.

Die wichtigsten Anbieter für digitale Briefkästen in Deutschland sind e-Post, Digitalkasten, Caya und DropScan, die nun kurz vorgestellt werden sollen.

E-Postscan, die digitale Ergänzung zum Briefkasten

epost scan digitaler briefkasten 1

Wie der Name schon sagt, ist der Service der Deutschen Post eher eine Ergänzung als ein tatsächlicher Ersatz. Die physische Post wird auch weiterhin zugestellt, allerdings gesammelt am Ende der Vertragslaufzeit bzw. eines jeden Monats.

Der E-Postscan kann online beauftragt werden, allerdings ist zur Verifizierung von Identität und Adresse das Post-Ident-Verfahren unumgänglich. So ist der Service frühestens nach einer Woche genutzt werden kann. 

Erst ab der (bereits digitalen) Zustellung der Auftragsbestätigung wird die Post an ein Digitalisierungszentrum weitergeleitet und alles Scannbare digitalisiert und als E-Post zur Verfügung gestellt.

Der Service steht auf 7 Tage bis einen Monat befristet oder unbefristet zur Verfügung und kostet monatlich 24,99 €. Die digitalisierten Briefe werden an jedem Werktag an die E-Postadresse zugesendet.

Fakten im Überblick: 

  • Anmeldung mit Post-Ident-Verfahren
  • Scannt Post und stell diese Online zur Verfügung
  • Kostet monatlich 24,99 €

Digitalkasten, Briefpost weltweit per App, Mail und im Web

Privatkunden Digitalkasten digitaler Briefkasten 1

Das erst 2017 gegründete Startup sticht vor allem durch die niedrige Gebühr von 20 € pro Monat für Privatkunden hervor.

Darin ist zwar die unbegrenzte Digitalisierung der Post enthalten, wer die Originale aber länger als 30 Tage im Safe archivieren möchte, muss 0,50 € pro Brief im Monat extra berappen. Wer sich Originale zusenden lassen möchte, den kostet jede bis zu 15 Dokumente umfassende Sammelsendung 2,50 € plus Versandkosten. 

Post, die du weder lagern möchtest noch im Original zu Hause benötigst, wird kostenlos vernichtet. Digital sind sie allerdings nach wie vor abrufbar.

Der Tarif für Geschäftskunden beläuft sich auf 29,50 € monatlich und umfasst lediglich 25 gescannte Briefe. Für jeden zusätzlichen Scan sind 1,19 € zu zahlen und die langfristige Archivierung beläuft sich auf 0,60 € pro Dokument und Monat.

Die Anmeldung erfolgt online und du erhältst eine eigene Digitalkastenadresse, die du den Absendern geben kannst. Die Alternative ist die Erstellung eines Nachsendeauftrages.

Im unternehmenseigenen Scancenter wird die eingehende Post tagesaktuell gescannt und per Web oder App zur Verfügung gestellt.

Fakten im Überblick: 

  • Gebühr 20 €/Monat für Privatkunden
  • Preis für Geschäftskunden ab 29,50 €/Monat
  • Eigene Digitalkastenadresse oder Nachsendeauftrag

Mit Caya die Post online empfangen

CAYA Digitaler Briefkasten Briefpost online empfangen 1

Bei Caya kannst du dich bereits nach erfolgter Anmeldung zurücklehnen, denn dieser Dienstleister übernimmt sogar das Erstellen eines Nachsendeauftrages für dich. Außerdem ist das Archivieren der Originalpost kostenlos.

Es gibt insgesamt vier Tarife, zwischen denen man wählen kann. 

Einen kostenlosen Kennenlern-Tarif, der allerdings nur 10 Scans umfasst, einen Tarif im Jahresabo um sagenhafte 9 € für Privatpersonen inklusive einer unbegrenzten Anzahl von Scans und monatlicher Sammelzusendung von Originaldokumenten. 

Lediglich für den Nachsendeauftrag müssen 27 € im Jahr extra bezahlt werden.

Unternehmer haben auch diesen inklusive, zahlen aber auch 25 € monatlich, werden dafür mit Vorrang bearbeitet und dürfen auch bis zu 5 Empfänger in einem Account verwalten. 

Für den vierten Tarif muss ein Angebot eingeholt werden, er wird je nach Erfordernissen für jeden Kunden maßgeschneidert und kostet mindestens 89 € im Monat.

Als zusätzliches Goodie können Dokumente mit Tags klassifiziert werden und die smarte Volltextsuche erleichtert das Auffinden von bestimmten Inhalten.

Fakten im Überblick: 

  • Nachsendeauftrag wird von Caya übernommen
  • Kostet ab 9 € bzw. 25 € für Privat oder Geschäftlich
  • Dokumente können per Tag und Volltextsuche gefunden werden

Dropscan macht Schluss mit Papierkram

Scanservice in der Cloud Briefpost Dokumente Belege und Papierunterlagen digitalisieren Dropscan 1

Gleich nach dem Registrieren kann es losgehen: Dropscan schickt dir umgehend einen Scan vom Umschlag eines jeden eingehenden Briefes per E-Mail – und du entscheidest, was damit passiert: 

  • Öffnen und scannen
  • Nach Hause schicken lassen
  • Archivieren 
  • Gleich vernichten

Dropscan digitalisiert nicht nur die Post, die an die eigens erstellte Adresse geschickt oder per Nachsendeauftrag weitergeleitet wird, sondern bei Bedarf auch alle anderen Dokumente, die du hinschickst. Die ersten 5 Seiten sind gratis, für jede weitere zahlt man abhängig von der Größe 0,10-0,20 €.

Für Privatkunden gibt es den günstigen Pay-as-you-go-Tarif für 12,90 € im Monat. Der beinhaltet sämtliche Umschlag-Scans, für jeden geöffneten und gescannten Brief sind allerdings 1,50 € fällig. Das Archivieren ist 2 Wochen lang gratis, danach zahlst du pro Sendung 0,50 € monatlich. Jede Sammelsendung kostet 2,50 € plus Versand.

Es gibt aber noch zwei weitere Tarife, die zwar etwas mehr kosten, bei denen dafür aber auch einige Scans und Sammelsendungen inklusive sind. 

Bei den Tarifen für Geschäftskunden ist das Schema ähnlich und der günstigste ab 10 €/Monat, allerdings sind sämtliche Preise exklusive Mwst. angegeben, um den Unternehmern entgegenzukommen.

Fakten im Überblick:

  • Scannen und Übermitteln der Umschläge
  • Freie Entscheidung über Öffnung
  • Kostet 12,90 € im Pay-as-you-go-Tarif
  • Geschäftskunden zahlen ab 10 €/Monat

Fazit: Welcher Anbieter ist für dich der richtige?

Ein digitaler Briefkasten bzw. digitale Postkästen sind ideal für Leute, die viel reisen und den Papierwust ein wenig eindämmen wollen. Digitale Nomaden oder Unternehmer, die vom papierlosen Büro träumen sind die passende Zielgruppe. Welcher Anbieter der richtige ist, muss wohl jeder für sich entscheiden. 

Während der E-Postscan wohl eher von Urlaubern in Anspruch genommen wird, hat jeder der drei anderen Anbieter seinen Vorteil. Digitalkasten besticht durch niedrige Kosten, Caya durch kostenloses Archivieren und Dropscan durch das Vorabscannen der Umschläge.

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