So startest du dein papierloses Büro

So startest du dein papierloses Büro

Ordner, Post, Belege, Notizzettel, Druckerpapier, Prospekte, der obligatorische Stehkalender – aus einem gewöhnlichen Büro ist Papier kaum wegzudenken. 

Wie soll so ein papierloses Büro also aussehen und vor allem funktionieren?

Das Zauberwort: Digitalisierung

Benötigt werden ohnehin nur die vom bisherigen Trägermedium Papier losgelösten Informationen, die du digital um einiges platzsparender und übersichtlicher verwalten kannst. 

So schonst du nicht nur die Umwelt, sondern machst dich auch unabhängig von einem speziellen Raum und kannst arbeiten, wo auch immer du Lust hast.

Eins, zwei, papierfrei?

Natürlich benötigt die Umstellung auf ein Büro ohne Papier Zeit und einen guten Plan. Vor allem, wenn du kein Startup gründest, sondern bereits Schränke voll Ordner mit Angeboten und Belegen hortest.

Als erstes gilt es, bereits bestehende Dokumente zu digitalisieren und neu hinzukommende erst gar nicht in Papierform zu erhalten. Diesen großen Brocken meisterst du mit einem Scanner bzw. Scanapps wie: 

  • Scanbot
  • ScannerPro
  • Scannable 

Du benötigst dafür Zeit, einen großen Papierkorb und du solltest daran denken, Optical Character Recognition (OCR = Texterkennung) als Qualität zu wählen, um eine spätere Suche innerhalb der Dokumente zu ermöglichen.

Auf meinem Smartphone ist die App Scannable installiert. Die Qualität der Scans ist bei Dokumenten sehr gut. Die App selbst führt keine OCR Erkennung durch, dafür lade ich die Scans allerdings direkt zu Evernote hoch. 

Nicht ohne meine Cloud

Ist der Papierberg erst digitalisiert, möchte er natürlich auch gespeichert und verwaltet werden. Praktisch wäre es obendrein, von überall darauf zugreifen zu können und zwar nicht nur du, sondern auch etwaige Mitarbeiter.

Auch dafür gibt es eine Lösung: der Cloud Speicher. 

Ich nutze zum Beispiel Google Drive, aber auch Dropbox oder OneDrive sind sehr beliebt. 

Da sich die Server allerdings in Amerika befinden, genügen sie nicht unbedingt den deutschen Datenschutzbestimmungen, die den Serverstandort in Deutschland fordern. Ist der Datenschutz also essentiell fürs Business, kannst du auf YourSecureCloud, NextCloud oder CenterDevice setzen.

Eingehende Briefe digital erhalten

So ganz papierlos ist es mit Briefen schwierig. Hilfreich ist dabei ein digitaler Briefkasten. Deine Post kannst du dabei gleich Digitalkasten, Caya oder Dropscan anvertrauen, die dir deine Post in digitaler Form zustellen. 

So schlägst du mehrere Fliegen mit einer Klappe, denn diese Unternehmen bieten auch die Möglichkeit der Archivierung von Dokumenten, die aus rechtlichen Gründen in Papierform aufbewahrt werden müssen.

Papierlos arbeiten, mit SaaS-Tools

Die Devise, nur ja keine Ausdrucke produzieren, Zettel bekritzeln oder Post-Its rumkleben ist gut gemeint. Wenn man zu 100% ein papierloses Büro haben möchte, dann gilt es das zu vermeiden.  

Meiner Erfahrung nach, kann es zwischenzeitlich gut und förderlich sein, bestimmte Punkte auf Papier festzuhalten. 

Wer sich davon komplett befreien will, sollte ein digitales Notizbuch bzw. eine digitale To-Do-Liste einsetzen. 

  • Wunderlist
  • ToDoIst
  • Evernote
  • OneNote

Rechnungen und Angebote digital erstellen und verwalten

Eine weitere Quelle für Papier sind das Erstellen von Angeboten und Rechnungen. 

Digital lösen das Rechnungsprogramme, die die komplette Verwaltung übernehmen. Ich verwende Fastbill, es gibt aber noch weitere, die an dieser Stelle das papierlose Büro unterstützen. 

  • Fastbill
  • Debitoor
  • sevDesk
  • LexOffice
  • usw.

Ausgangsrechnungen erstellst du digital und verschickst sie als PDF. Eingangsrechnungen lassen sich online ablegen bzw. mit einer App einscannen und archivieren. 

Fazit: Bewusst auf Papier verzichten

Das papierlose Büro ist mit Sicherheit eine Bereicherung für jeden Unternehmer, da es allein durch die leichtere Auffindbarkeit von Dokumenten Zeit für wichtigere Aufgaben schafft. Zudem erhöht es die Mobilität und macht örtlich unabhängiger. 

Die totale Papierlosigkeit ist vielleicht nicht für jeden das Richtige und der Weg dorthin je nach Geschäftszweig leichter oder steiniger. Wenn du damit starten möchtest gilt es, bewusst auf Papier zu verzichten und die Digitalisierung für dich sinnvoll zu nutzen. 

Die Tools und Services für jeden Prozess im Unternehmen zur Verfügung. 

Welchen Prozess wirst du als erstes digitalisieren? Schreib es mir in die Kommentare. 

P.S. schau dir auch mal meinen Beitrag über meine virtuelle Telefonnummer an. Damit digitalisierst du deinen Festnetzanschluss und bist überall auf der Welt erreichbar. 

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